L'organisation d'événements de collecte de fonds ou de collectes de dons dans vos agences donne de la vie à la campagne. Voici un guide étape par étape sur la manière d'organiser et de rendre compte efficacement de vos événements.
Planifiez vos événements à l'avance. Vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous proposons une liste d'idées de collecte de fonds pour vous aider à réfléchir. Décidez des types d'événements que vous souhaitez organiser, des associations caritatives ou des thèmes que vous souhaitez soutenir, ainsi que du calendrier.
Préparez-vous à accueillir votre événement. Veillez à faire de la publicité dans votre agence. Nous vous recommandons d'utiliser les déclarations d'impact des organisations caritatives que vous avez choisi de soutenir pour rendre le message plus significatif. Vous pouvez même faire venir des organisations caritatives ou l'équipe du CVC à votre événement. Si vous souhaitez la présence de l'équipe du CVC ou l'organisation d'une foire aux associations caritatives, veuillez soumettre une demande ici.
Percevoir les paiements pendant l'événement. Les employés peuvent contribuer à votre collecte de fonds par le biais des quatre méthodes ci-dessous. Pour les dons en espèces ou par chèque/mandat, veuillez imprimer et utiliser le formulaire de suivi de l'événement du CVC afin de suivre ces dons pendant l'événement.
Don par carte de crédit - ils peuvent faire un don par carte de crédit sur le site web du CVC et vous fournir un reçu de leur transaction.
Engagement de retenue à la source - ils peuvent faire un don par le biais d'un engagement de retenue à la source situé sur le site web du CVC et vous montrer la confirmation de leur engagement.
Engagement de retenue à la source sur papier - si les employés ne sont pas en mesure d'accéder à l'engagement de retenue à la source électronique, ils peuvent remplir un formulaire d'engagement de retenue à la source sur papier, que vous trouverez ici.
Chèque - ils peuvent faire un chèque. Veillez à ce que le chèque soit libellé à l'ordre de la campagne Commonwealth of Virginia et non à l'ordre de l'association caritative. S'ils le souhaitent, ils peuvent indiquer les informations relatives à l'association caritative sur la ligne du mémorandum.
Espèces - Les coordinateurs CVC peuvent collecter des espèces auprès des employés. Veillez à ce que l'argent liquide soit conservé dans un coffre-fort sécurisé. Tout argent liquide doit être converti en chèque ou en mandat à l'ordre de la campagne du Commonwealth de Virginie. La boîte de dépôt du CVC n'accepte pas les dons en espèces et nous vous déconseillons d'envoyer de l'argent liquide par la poste.
Accueillez l'événement. Amusez-vous ! Veillez à comptabiliser les dons par chèque, en espèces ou sur papier, ainsi que la participation des employés au moyen du formulaire de suivi des événements du CVC.
Signalez l'événement. Une fois l'événement terminé, assurez-vous que tous les dons ont été comptabilisés et convertissez tout l'argent liquide en chèque ou en mandat. Remplissez le formulaire de déclaration électronique pour enregistrer votre événement. Imprimez un rapport de transmission du CVC et remplissez les informations nécessaires. Suivez les instructions suivantes pour soumettre votre rapport de transmission et vos chèques.